より効率的に採用管理を行う方法のご紹介

会社にとって優秀な人材を確保することは、極めて重要な課題ですが、この課題を克服するためには、採用管理を強化する必要があります。その内容は3段階に分けることができ、一つは、その職場に必要な定員の算定と長期採用計画の策定であり、二つに、その職場に適した合理的な採用基準の作成であり、三つに、会社にとって有益な人材を採用するための選考方法の確立になります。これまでは、そのほとんどの業務でエクセルなどを使用するにしても、単体かつ人力で行われていたため、多大な労力がかかる、時間がかかる、データの管理ができないといった弊害が生じていました。そのため、せっかく良い人材が見つかっても他社に先に採用されてしまうといった失敗も数多く発生しました。そこで、こういった弊害やミスを最小限に止めるため、各会社では採用に係る業務を体系的にシステム化する方法を導入しているのです。

採用管理システムによる採用業務の組織化

採用管理において、最初にシステム化するのは、採用から選考までの工程になります。この工程で考えられる業務としては、求人に対する応募者の履歴等のデータ、応募してきた媒体、選考状況、合否、評価データの管理、応募者とのやり取り、選考結果の通知になります。これらのデータをシステム化し、サーバー上に保存することによって、今まではそれぞれの担当者が個々に管理していたデータを体系的に整理することが可能となります。その結果、飛躍的に業務効率をアップすることとなり、多くの会社で採用コストの削減、内定通知の迅速化、応募者に対する通知漏れの防止といった効果を得ています。さらには、蓄積したデータを基に、応募者はどういった媒体を介して応募してきたのかが分析できますから、無駄な求人広告を削減することも可能となります。

人事管理との連動による長期的戦略

採用を行う上で大切なのは、単なる数合わせではなく、優秀な人材を適材適所に雇用することです。そのためには、社内の採用基準を確立し、面接官はそれを理解し徹底しなくてはなりません。また、その採用基準に則って採用した社員に対する育成方針が適切に行われ、期待通りの活躍をしているか検証することは、長期的な戦略を構築する上でとても重要です。そこで、採用管理システムに人事管理システムを連動させている会社も少なくありません。具体的には、採用時のデータに担当した面接官の氏名、採用後の訓練状況、業績、奨励、問責の履歴などを加味することで、面接官に問題はなかったのか、自社の採用基準や育成方針の課題を洗い出し分析することにより、長期的な採用、育成計画に活かしているのです。優秀な人材を確保するためには、しっかりとしたデータ分析と検証、課題解決の繰り返しが重要であり、システム化は避けて通れないのです。